सुविधा पोर्टल पर इन्वॉइस अपलोड करने सम्बंधी दिशा-निर्देश

1. चालान राशि की परवाह किए बिना, सभी आपूर्ति चालानों का पंजीकरण सुविधा पोर्टल में अनिवार्य है।
2. ₹5 लाख से अधिक की शुद्ध चालान राशि (करों सहित) के लिए:
   • क्लास 3 डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित कर चालान अपलोड करना अनिवार्य है।
   • बीएचईएल हरिद्वार में सामग्री की निकासी (Material Clearance) तथा विक्रेता के भुगतान के प्रसंस्करण एवं निर्गमन (Processing & Release of Payment) हेतु आवश्यक सभी आवश्यक दस्तावेज, जैसे कि परीक्षण प्रमाणपत्र (Test Certificate), वारंटी प्रमाणपत्र (Warranty Certificate), पैकिंग सूची (Packing List), ई-वे बिल (जहाँ लागू हो), निरीक्षण स्वीकृति प्रमाणपत्र (Inspection Clearance Certificate) आदि तथा सामग्री निकासी एवं भुगतान प्रसंस्करण के लिए आवश्यक सभी अन्य दस्तावेज, जो क्रय आदेश (PO) चेकलिस्ट में भी निर्दिष्ट हैं, अपलोड करना अनिवार्य है। उपरोक्त दस्तावेज अपलोड किए बिना बीएचईएल हरिद्वार परिसर में सामग्री स्वीकार नहीं की जाएगी।
   • हालाँकि, यदि पर्चेस ऑर्डर जांच-सूची में कोई अन्य डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ निर्दिष्ट है, तो अपलोड करने के लिए क्लास 3 डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ अनिवार्य है।
3. ₹5 लाख (करों सहित) तक की शुद्ध चालान राशि के लिए:
   • बीएचईएल हरिद्वार में सामग्री की निकासी (Material Clearance) तथा विक्रेता के भुगतान के प्रसंस्करण एवं निर्गमन (Processing & Release of Payment) हेतु आवश्यक सभी आवश्यक दस्तावेज, जैसे कि परीक्षण प्रमाणपत्र (Test Certificate), वारंटी प्रमाणपत्र (Warranty Certificate), पैकिंग सूची (Packing List), ई-वे बिल (जहाँ लागू हो), निरीक्षण स्वीकृति प्रमाणपत्र (Inspection Clearance Certificate) आदि तथा सामग्री निकासी एवं भुगतान प्रसंस्करण के लिए आवश्यक सभी अन्य दस्तावेज, जो क्रय आदेश (PO) चेकलिस्ट में भी निर्दिष्ट हैं, अपलोड करना अनिवार्य है। उपरोक्त दस्तावेज अपलोड किए बिना बीएचईएल हरिद्वार परिसर में सामग्री स्वीकार नहीं की जाएगी।
   • सभी दस्तावेजों को डिजिटल हस्ताक्षर के बिना अपलोड किया जा सकता है।
   • हालाँकि, यदि पर्चेस ऑर्डर जांच-सूची में डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ निर्दिष्ट है, लेकिन एक गैर-डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संस्करण अपलोड किया गया है, तो हार्ड कॉपी जमा की जानी चाहिए।

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Guidelines for Uploading Invoices on SUVIDHA Portal

1. Registration of all supply invoices, irrespective of the invoice amount, is mandatory in SUVIDHA.
2. For net invoice amount exceeding ₹5 lakhs (including taxes):
   • Upload of Class 3 Digitally Signed Tax Invoice is mandatory.
   • It is mandatory to upload all documents required for clearance of material at BHEL Haridwar and for processing and releasing the vendor's payment (such as Test Certificate, Warranty Certificate, Packing List, E-Way Bill (where applicable), Inspection Clearance Certificate, etc. and all other documents required for material clearance and payment processing and also specified in the PO checklist).
   • However, if any other digitally signed document is specified in the Purchase Order checklist, then a Class 3 Digitally Signed document is mandatory for uploading.
3. For net invoice amount up to ₹5 lakhs (including taxes):
   • It is mandatory to upload all documents required for clearance of material at BHEL Haridwar and for processing and releasing the vendor's payment (such as Test Certificate, Warranty Certificate, Packing List, E-Way Bill (where applicable), Inspection Clearance Certificate, etc. and all other documents required for material clearance and payment processing and also specified in the PO checklist).
   • All documents can be uploaded without a digital signature.
   • However, if a digitally signed document is specified in the Purchase Order checklist but a non-digitally signed version is uploaded, then a hard copy must be submitted.